Oulun Seudun Sähkön tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka Oulun Seudun Sähkö – konserni ja sen omistamat tytäryhtiöt (jäljempänä yhdessä ”Oulun Seudun Sähkö”) keräävät, käsittelevät ja luovuttavat henkilötietoja.

Oulun Seudun Sähkö on sitoutunut noudattamaan Suomessa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, 25.5.2018 alkaen sovellettavaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR) ja muuta soveltuvaa lainsäädäntöä, joka liittyy käyttäjien yksityisyyteen, sekä käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

2. Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot

Rekisterinpitäjän yhteystiedot: Keskusosuuskunta Oulun Seudun Sähkö Y-tunnus: 0187612-7
Osoite: Voimatie 2, 90440 Kempele
Verkkosivut: www.oss.fi

Tietosuoja-asioihin liittyviin kysymyksiin lisätietoa:

Sähköpostiosoite: m Puhelin: +358 (08) 310 1313

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Oulun Seudun Sähkö kerää ja käsittelee ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseksi asiakkaille.

Oulun Seudun Sähkö kerää henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • Tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen ja toimitus
  • Maksujen valvonta ja perintä
  • Rekisterinpitäjän tuotteiden ja palvelujen markkinointi ja etämyynti
  • Asiakaspalvelun puhelutallenteiden käyttö puhelusisällön todentamiseen, asiakaspalvelun kehittämisen ja asiakaspalveluhenkilöstön kouluttamiseen
  • Rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen

Henkilötietojen käsittely perustuu Oulun Seudun Sähkön ja asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen, asiakkaan tai muun henkilön antamaan erilliseen suostumukseen, joka on aina peruutettavissa sekä Oulun Seudun oikeutettuun etuun. Joissakin tilanteissa Oulun Seudun Sähkö käsittelee henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esimerkiksi koskien kirjanpitoa tai vastatakseen viranomaisten lakiin perustuviin tietopyyntöihin.

4. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää Oulun Seudun sähkön nykyisten ja entisten sekä potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja. Lisäksi rekisteri sisältää yhteydenottopyynnön tai muutoin Oulun Seudun Sähköön yhteydessä olleiden henkilötietoja.

5. Henkilötietojen tyypit

Rekisteriin voidaan kerätä esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

  • Perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero) sekä asiointikieli;
  • Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot kuten sopimustiedot, asiakasnumero, laskutusosoite
  • Käyttöpaikkaan liittyvät tiedot kuten käyttöpaikan osoite, lämmitysmuoto, käytön ajoitus, sähkön kulutusarvio tai tiedot kulutuksesta (tilastotieto), sähköliittymää koskevat tiedot
  • Palveluiden käyttöön liittyvät tiedot kuten
  • Laskutus- ja maksuliikennetiedot kuten laskutusosoitetiedot, eräpäivä, laskutusrytmi, laskutustapa, tilinumero, tiedot maksuista
  • Muut tiedot kuten asiakaspalautteet, asiakaspalvelun puhelutallenteet, palvelujen käyttöön liittyvät tiedot sekä ostokäyttäytyminen
  • Suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin lupa- ja kieltotiedot
  • Muut asiakkaan suostumuksella tai valtuuttamana saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkailta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan palveluiden tai tuotteiden käytöstä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. kilpailujen, arvontojen ja puhelinmyynnin yhteydessä. Näistä tiedoista tallennetaan ainoastaan niiden potentiaalisten asiakkaiden tiedot, jotka ovat antaneet markkinointi- tai yhteydenottoluvan.

Kaikki kontaktit Oulun Seudun Sähköön voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään liiketapahtumien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä. Tietoja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Oulun Seudun Sähkön – konserniin kuuluvien muiden yhtiöiden rekistereistä.

7. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Oulun Seudun Sähkön voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille tai muille tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja.

Oulun Seudun Sähkön ulkopuoliset palveluntarjoavat voivat käsitellä henkilötietoja Oulun Seudun Sähkön puolesta ja ohjeiden mukaisesti. Tällöin Oulun Seudun Sähkö varmistaa asianmukaisin sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa mahdollisen yrityskaupan, fuusion, ulkoistuksen tai liiketoimintakaupan yhteydessä sekä konsernisuhteeseen tai muuhun taloudelliseen yhteenliittymään liittyen näiden osapuolille. Oulun Seudun Sähkö voi luovuttaa henkilötietoja, mikäli se arvioi, että luovuttaminen on välttämätöntä Oulun Seudun Sähkön oikeuksien toteuttamiseksi, rekisteröityjen tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi.

8. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, jos Oulun Seudun Sähkön käyttämä palveluntarjoaja on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa Oulun Seudun Sähkö huolehtii asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytys

Oulun Seudun Sähkö säilyttää henkilötiedot ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvatun tarkoituksen toteuttamiseksi.

Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään vähintään asiakassuhteen keston ajan. Soveltuvan lainsäädännön velvoitteista johtuen joitakin tietoja voidaan joutua säilyttämään asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Esimerkiksi, asiakassuhteen päättymisen jälkeen voidaan säilyttää henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Oulun Seudun Sähkö voi myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaakseen rekisteröidyn antamaa suoramarkkinointikieltoa.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai muun perusteen nojalla.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Oulun Seudun Sähkö -konsernin palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Oulun Seudun Sähkö edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Oulun Seudun Sähkön käytössä olevissa toimitiloissa, jotka on lukittu ja valvottu. Nettisivun lomaketiedot poistetaan Koodiviidakko Oy:n palvelimelta viikon kuluessa ja lomakkeisiin liittyvät tiedot tallennetaan Oulun Seudun Sähkön tietokantoihin. Nettisivuilla tehtyihin sähkösopimuksiin liittyvät tiedot tallennetaan Oulun Seudun Sähkön rekisteriin.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidyllä seuraavat oikeudet:

  • Oikeus tarkastaa rekisterissä olevat henkilötiedot
  • Oikeus vaatia rekisterissä oleva henkilötieto oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi
  • Oikeus vaatia henkilötietojen poistamista
  • Oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa
  • Oikeus tietyissä tapauksissa siirtää Oulun Seudun Sähkölle toimittamat henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle
  • Oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn annettu suostumus
  • Oikeus kieltää henkilötietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos se katsoo, ettei rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.

Edellä kuvattuja oikeuksia koskeva pyyntö voidaan toteuttaa lähettämällä pyyntö osoitteeseen: asiakaspalvelu@oss.fi.

Oulun Seudun Sähkö voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Oulun Seudun Sähkö voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Esimerkiksi sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Oulun Seudun Sähkö pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Oulun Seudun Sähkö suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 24.5.2018.

Suomen edullisinta sähköä

Meiltä saat sähkösopimuksen aina edullisesti. Vertaa tuotteita ja löydä itsellesi paras vaihtoehto. Haluamme tarjota jäsenasiakkaillemme edullista sähköenergiaa.

Lue lisää

MeidänAurinko avaimet käteen -toimitus

MeidänAurinko avaimet käteen -toimitukseen sisältyy kaikki mitä tarvitset omaan aurinkovoimalaan. Saat aurinkoenergiajärjestelmän huolellisesti suunniteltuna, täysin käyttövalmiina ratkaisuna.

Lue lisää

Meidän energiayhtiö

Oulun Seudun Sähkö tarjoaa toiminta-alueensa asiakkaille sähköenergian myyntiä ja kaukolämpöä. Jäsenasiakkaat saavat 20 % alennuksen sähkön -ja kaolämmönenergiamaksuista.

Lue lisää